Pengenalan Internal Audit (ISO 19011 : 2002)

PENGENALAN INTERNAL AUDIT BERDASARKAN ISO 19011 : 2002
(Oleh Okasatria Novyanto)

Anda mungkin pernah mendengar istilah ISO (The International Organization for Standarization). Apalagi bagi anda yang berkompeten dalam bidang Teknik, tentunya istilah tersebut sudah tidak asing lagi. ISO (The International Organization for Standarization) ialah Federasi dunia dari badan-badan standarisasi nasional (badan-badan anggota ISO) yang bertugas menyiapkan Standard Internasional yang biasanya dilakukan melalui komite teknis ISO. Tiap-tiap badan anggota yang berminat dalam subject yang untuknya telah ditetapkan komite teknisnya berhak untuk diwakili pada komite tersebut. Organisasi-organisasi internasional, pemerintah dan non pemerintah bekerjasama dengan ISO juga berpartisipasi dalam pekerjaan tersebut. ISO juga bekerjasama erat dengan Komite Elektronik Internasional (IEC) dalam semua hal mengenai standarisasi Teknik Elektro. Beberapa Internasional Standard yang kita kenal, misalnya :
1. ISO 9001 : QMS – Requirement
2. ISO 9004 : QMS – Guidelines for Performance Improvement
3. ISO 9000 : QMS – Fundamentals and Vocabulary
4. ISO 19011 : Guideline for Quality and or environmental Management System Auditing (Quality Auditing Standard)

5. dll.
Dalam hal ini, pembahasan akan lebih berorientasi pada ISO 19011 : 2002 sebagai suatu referensi audit standard.
Struktur ISO 19011 : 2002 terdiri atas :
Introduction
1. Scope
2. Normative reference
3. Term and definition
4. Principles of auditing
5. Managing and audit programme
6. Audit activities
7. Competence and evaluation of auditors

Definisi Audit
Dalam ISO 19011 : 2002 dijelaskan bahwa Audit didefinisikan sebagai proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menetapkan sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi. Audit dapat juga diterjemahkan sebagai suatu positive reinforcement (kritik yang membangun) terhadap Auditee untuk selalu melakukan perbaikan yang terus menerus (continues improvement).

Jenis-jenis Audit
Ada beberapa jenis audit yang umum dilakukan. Jika ditinjau dari segi Auditor atau orang yang melakukan audit, Audit dikategorikan menjadi :
- Audit oleh pihak pertama, Audit jenis ini lebih dikenal dengan istilah Internal Audit. Audit ini dilakukan oleh orang-orang yang berasal dari ruang lingkup organisasi itu sendiri. Formasi dan komposisi anggotaan dapat hanya berasal dari satu departemen tertentu saja ataupan lintas departemen.
- Audit oleh pihak kedua, Audit jenis ini lebih dikenal dengan istilah External Audit. Audit ini dilakukan oleh pihak-pihak yang mempunyai kepentingan terhadap organisasi, misalnya : Audit yang dilakukan oleh suatu customer terhadap para suppliernya.
- Audit oleh pihak ketiga, Audit jenis ini dilakukan oleh badan atau organisasi yang berada diluar dari kepentingan pihak pertama dan pihak kedua sehingga lebih independen.
Dalam ISO 19011 terdapat beberapa definisi yang perlu diketahui, antara lain :
1. Kriteria Audit, yakni kumpulan kebijakan, prosedure atau persyaratan yang dipakai sebagai acuan.
2. Bukti Audit, yakni catatan-catatan, pernyataan suatu fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi. Bukti Audit dapat bersifat kualitatif dan kuantitatif.
3. Temuan Audit , yakni hasil dari evaluasi bukti audit yang terkumpul terhadap kriteria audit.
4. Konklusi Audit, yakni hasil audit yang disediakan oleh tim Audit setelah mempertimbangkan bukti Audit dan semua temuan Audit.
5. Program Audit, yakni kumpulan satu audit atau lebih yang direncanakan pada waktu tertentu dan untuk tujuan tertentu.
6. Rencana Audit, yakni penjelasan dari kegiatan dan pengaturan Audit di Lapangan.
7. Lingkup Audit, yakni jangkauan dan batasan Audit.
8. Catatan, yakni mencakup penjelasan lokasi, bagian organisasi, kegiatan dan proses serta lama waktu.
Tipe-tipe Audit
1. Adequacy Audit, yakni Menentukan sejauh mana suatu sistem manajemen yang telah terdokumentasi dapat cukup memenuhi persyaratan standard. Dalam hal ini perlu diperhatikan adanya identifikasi dan mencatat area-area mana yang tidak memenuhi standard berdasarkan analisa dokumentasi sehingga perlu adanya pengetahuan yang mendalam terhadap standard.
2. Compliance Audit, yakni Menentukan sejauh mana suatu sistem manajemen yang telah terdokumentasi diterapkan secara berkesinambungan. Dalam hal ini perlu dicatat adanya perbedaan-perbedaan antara penerapan dengan dokumen berdasarkan sample dari kegiatan dan bukti yang objektif.
Permasalahan-permasalahan yang umum dijumpai dalam Internal Audit
1. Auditor belum siap untuk mengaudit, hal ini dapat terjadi misalnya karena Auditor masih baru (belum berpengalaman), Auditor tidak mengerti subyek yang akan diaudit, persiapan yang minim (singkat), dll.
2. Pelaksanaan Audit melebar dan tidak fokus pada materi yang sedang diujikan.
3. Asumsi yang salah dari Auditor bahwa tugas dari Auditor adalah mencari kesalahaan Auditee.
4. Pengambilan Sampel bukti atau evidence yang minim sehingga tidak representatip.
5. Dokumentasi Audit yang tidak efektif dan tidak sistematis
6. Tidak adanya evaluasi terhadap pelaksanaan Audit dan tim Auditor.
7. Kurangnya analisa yang mendalam terhadap fakta yang diketemukan dilapangan. Fakta tersebut hanya dianggap sebagai suatu “temuan kesalahan” atas proses yang sudah berjalan saja bukan sebagai suatu “manifestasi atau perwujudan” dari proses yang selama ini sudah berjalan (terjadi).
8. Kesulitan untuk memberikan bobot pada temuan Audit.
9. dll.
Fungsi dasar dari Internal Audit
Beberapa fungsi dasar dari Internal Audit yang harus diketahui oleh seorang Internal Auditor, antara lain :
a. Sebagai langkah persiapan (suveillance Audit).
b. Untuk mengevaluasi supplier (internal supplier-red)
c. Untuk memastikan kesesuaian antara sistem manajemen dengan pengaturan yang telah direncanakan dalam realisasi produk.
d. Untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Lingkungan sesuai dengan tuntutan standard dan persyaratn yang dikembangkan oleh organisasi.
e. Untuk menentukan dan menilai keefektifan pelaksanaan atas penerapan Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Lingkungan.
f. Sebagai suatu media untuk melakukan perbaikan (improvement).
g. Sebagai media untuk melakukan penilaian sendiri (Self Audit) sehingga akan menimbulkan corretive action dari Auditee.
h. dll.
Selain beberapa fungsi dasar dari Internal Audit yang telah dikemukakan diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan harus selalu menjadi pegangan dalam Audit, misalnya bahwa Audit selama ini harus senantiasa dijauhkan dari :
- Budaya saling menyalahkan.
- Slogan “Kami puas dapat melawan Auditor”
- Slogan “Saya puas dapat menemukan kesalahan Anda !”
- Slogan “Pusing amat dengan mutu yang penting kita telah memenuhi target produksi, Gitu aja kok repot !”
Perlu dipahami bahwa peningkatan berkesinambungan akan membutuhkan pengukuran dan pengamatan (monitoring) yang berkesinambungan pula dan sebuah evaluasi atas ketidaksesuain merupakan suatu umpan balik yang terbaik untuk perencanaan berikutnya.
Prinsip Audit
Dalam Audit, prinsip yang senantiasa dijunjung tinggi antara lain :
a. Ethical conduct (Etika pelaksanaan) yang merupakan dasar dari jiwa profesionalisme
b. Fair presentation (Penyampain yang adil), merupakan suatu kewajiban untuk melaporkan secara benar dan akurat.
c. Due professional care (Memperhatikan cara kerja yang profesional), hal ini merupakan penerapan dari kepintaran dan keputusan.
d. Independence and objective (Tidak memihak).
e. Evidence (Bukti), Auditor senantiasa berpikir rasional untuk konklusi Audit.
Sehingga secara umum kegiatan Audit merupakan suatu Learning Process dan bukan merupakan suatu kegiatan yang bersifat “penghakiman” yang menggurui.
12 Golden Rules of Auditor
1. Never Challenge a person (Tidak menggurui)
2. Always present a true and fair view (Selalu menampilkan sebuah sisi kebenaran dan adil)
3. Go fact finding No fault finding (Langsung ke pokok permasalahan dan tidak bertele-tele)
4. Use Systemetics methods (Perpikir sistematis)
5. Never lose sight of the product (Selalu “mengejar” suatu ketidakcocokan dengan standard)
6. Find Out the auditee’s interpretation, not yours (Berusaha mencari tahu pemahaman Auditee bukan pemahaman kita atau Auditor)
7. Always be properly prepared (Segala sesuatunya selalu dipersiapkan)
8. Always help the Auditee (Selalu membantu Auditee)
9. Communicate effectively with Auditee (Menjalin komunikasi yang seefektif mungkin dengan Auditee)
10. Find and address the real cause of problem found
11. Always follow up corrective action request (Selalu menindaklanjuti Corrective Action Request)
Pengetahuan dan ketrampilan Umum yang harus dimiliki oleh Auditor
1. Prinsip Audit, prosedur dan teknik Audit.
2. Sistem manajement dan referensi dokumennya
3. Situasi organisasi (Ukuran, struktur, fungsi dan hubungannya)
4. Peraturan dan perundangan yang terkait
Pengetahuan dan ketrampilan Umum yang harus dimiliki oleh Team Leader Auditor
a. Perencanaan Audit
b. Wakil untuk berkomunikasi
c. Mengatur dan mengarahkan anggota tim
d. Mengambil kesepakatan konklusi audit
e. Mencegah dan menyelesaikan konflik
f. Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit
Pengetahuan dan ketrampilan Khusus yang harus dimiliki oleh Auditor Mutu
1. Metode dan Teknis Quality, mencakup : Kosa kata Quality, Prinsip manajemen mutu, Tools dan aplikasinya seperti SPC, FMEA, QC 7 Tools, dll.
2. Produk termasuk proses-proses yang terlibat didalamnya (Istilah, karakteristik proses dan produk)
Pengetahuan dan ketrampilan Khusus yang harus dimiliki oleh Auditor Lingkungan
a. Metode dan Teknik Manajemen Lingkungan, mencakup : Kosa kata Lingkungan, prinsip manajemen lingkungan, Tools (Evaluasi aspek dan damapak lingkungan, Daur Ulang, dll)
b. Ilmu dan Teknologi Lingkungan, mencakup : Dampak kegiatan terhadap lingkungan, Media Lingkungan seperti udara, air dan tanah, serta Ekosistem
c. Aspek dan teknis dari Operasi Lingkungan, mencakup : Metode evaluasi signifikan aspek, Karakteristik kritis proses, Teknologi pencegahan polusi, Aspek dan dampak.