Mengenal Fabrikasi Besi Kasar

MENGENAL FABRIKASI BESI KASAR
(Oleh Okasatria Novyanto)

Cobalah amati barang-barang yang berada disekitar kita dan silahkan hitung berapa banyak barang-barang yang terbuat dari besi, kuningan, kayu, dll. Pernahkah kita mencoba untuk mengetahui seperti apakah proses pembuatannya? Bagaimanakah Baja dibuat? Dan masih banyak lagi pertanyaan-pertanyaan yang seharusnya kita tanyakan untuk menambah wawasan kita.
Baja merupakah suatu istilah yang tidak asing lagi kita khususnya bagi kalangan dunia Industri yang bergerak dalam bidang Pengecoran Logam. Bahan baku utama baja berupa bijih besi yang diolah dalam dapur tinggi, namun perlu diketahui bahwa baja yang akan diproses itu tidak 100% murni bijih besi semuanya. Biasanya bijih besi tersebut masih tercampur dengan kotoran, gas, pasir, tanah liat, dll. Untuk mendapatkan kualitas bijih besi yang bagus, bahan-bahan seperti kotoran, gas, tanah liat. Pasir, dll. harus dibuang ataupun dicuci terlebih dahulu. Bijih besi yang sudah “bersih” selanjutnya diolah bersama-sama dengan bahan-bahan tambahan seperti kokas, batu kapur, dll. didalam suatu Dapur Tinggi sehingga akan dihasilkan besi cair yang masih bercampur dengan terak. Besi cair tersebut akan dipisahkan dengan terak dan barulah dituangkan kedalam sebuah cetakan sebagai besi kasar. Besi kasar ini umumnya disebut dengan Ingot.
Bijih Besi
Untuk menghasilkan besi kasar, jenis bijih besi yang umum dipakai antara lain :
- Batu besi coklat (2Fe2O3.3H2O) dengan kandungan hingga 40% Fe
- Batu besi merah (Fe2O3) dengan kandungan hingga 50% Fe
- Batu besi magnit (Fe3O4) dengan kandungan hingga 60% Fe
- Batu besi kalsit (FeCO3) dengan kandungan hingga 40% Fe
Selanjutnya bahan-bahan seperti kotoran, pasir, tanah liat, dll. dibersihkan (dibuang). Proses pembuangan bahan-bahan tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut :
1. Pencucian : Bijih besi diangkut dengan menggunakan konveyor (sabuk berjalan) yang dirancang sedemikian rupa sehingga dapat bergoyang dan berjalan melawan arus air dari sebuah Nozzel pada ujung konveyor tadi.
2. Pemecahan : Bijih besi dipecah dengan menggunakan sebuah mesin khusus sehingga akan dihasilkan kepingan-kepingan bijih besi dengan ukurang yang relatip sama (seragam).
3. Sortir : Pada tahapan proses ini, kepingan-kepingan bijih besi akan dilewatkan pada roda magnit yang mempunyai sifat kemagnetan kuat sehingga dalam hal ini akan terpisahkan antara bijih besi dengan kandungan Fe rendah dan bijih besi dengan kandungan Fe tinggi.
4. Heating (Pemanasan) : Tujuan dari proses ini adalah untuk menghilangkan kandungan air dan udara (gas) yang masih menempel di bijih besi. Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari sifat rapuh (kerapuhan) pada hasil akhirnya (besi).
Dapur Tinggi
Umumnya dapur tinggi dibangun dalam 2 lapisan, yaitu lapisan luar (plat baja) dan lapisan dalam (batu bata tahan api). Didalam dapur ini, bijih besi akan ditambahkan batu kapur yang berfungsi sebagai pengikat kotoran (terak) dan juga kokas yang berfungsi sebagai bahan bakar. Kesemua bahan-bahan tersebut dipanaskan hingga mencair.
Prinsip pokok dari kerja dapur tinggi adalah dengan mereduksi oksigen dari bijih besi yang terjadi dalam 3 tahap, yaitu :
a. Reduksi tidak langsung dengan CO pada suhu 300 derajat Celcius hingga 800 derajat Celcius.
Fe2O3 + CO --> 2FeO + CO2
b. Reduksi tidak langsung pada daerah temperature 800 derajat Celcius hingga 1100 derajat Celcius.
FeO + CO --> Fe + CO2
c. Reduksi langsung pada daerah temperature 1100 derajat Celcius hingga 1800 derajat Celcius.
FeO + C --> Fe + CO
Bahan-bahan ikatan akan diikat oleh batu kapur pada titik cair yang tinggi dalam bentuk terak. Bahan terak ini tidak akan dipakai pada fabrikasi besi kasar. Meskipun demikian terak ini masih bernilai ekonomis, misalnya sebagai bahan ASPAL (untuk jalan raya-red).
Selain terak, produk sampingan dari dapur tinggi ini yakni : Gas. Hal ini dikatakan demikian karena Gas ketika keluar dari dapur tinggi masih mempunyai panas yang tinggi sehingga dapat dimanfaatkan ulang untuk memanaskan dapur atau tungku yang lainnya.
Secara sederhana, skema fabrikasi besi kasar sebagai berikut :
Bijih besi --> Dicuci --> Dipecahkan dan disaring --> Pemisahan dengan roda magnit --> dipanaskan --> masuk ke Dapur Tinggi (dengan ditambah Kokas, batu kapur dan udara tiup) --> akan dihasilkan besi kasar, terak dan gas dapur tinggi.
Hasil (Produk) Dapur Tinggi
Beberapa macam produk yang dihasilkan dari dapur tinggi, antara lain :
1. Besi kasar (Pig Iron)
Merupakan hasil pokok dari dapur tinggi yang berasal dari reaksi reduksi atas bijih besi dengan komposisi sebagai berikut :
- Karbon (C) = 3,85% (rata-rata)
- Mangan (Mn) = 0,9% (rata-rata)
- Phospor (P) = 0,9% (rata-rata)
- Belerang (S) = 0,025% (rata-rata)
- Silikon (Si) = 0,12% (rata-rata)
Sifat utama dari besi kasar adalah rapuh (getas). Sehingga hal ini perlu dilakukan pengolahan lebih lanjut dengan menggunakan dapur-dapur baja dan kupola.
Pig iron dapat dibedakan dalam dua macam, yakni :
a. Besi kasar putih : Berwarna putih (mengandung 2,3 ~ 3,5% C), bersifat getas dan keras, kandungan Mangan (Mn) masih cukup tinggi serta sulit ditempa.
b. Besi kasar kelabu : Berwarna kelabu (mengandung lebih dari 3,5% C), kandungan Si masih cukup tinggi, kekuatan tarik lebih rendah dari besi kasar putih, mudah dituang meskipun masih cukup getas. Besi kasar kelabu digolongkan menjadi : besi kasar kelabu muda yang mengandung 0,5 ~ 1% Si dengan butir-butir halus serta banyak dipakai sebagai bahan pembuat silinder mesin dan jenis yang kedua yakni besi kasar kelabu tua yang mengandung hingga 3% Si dengan butir-butir kasar serta tahan getaran.
2. Terak
Terak merupakan produk sampingan dari besi kasar, umumnya terak mengandung komposisi sebagai berikut :
- Silika = 33% ~ 42%
- Alumina = 10% ~ 16%
- Kapur = 36% ~ 45%
- Magnesia = 3%~ 12%
- Belerang = 1% ~ 3%
- Ferro Oksida = 0,3% ~ 2%
- Mangan Oksida = 0,2% ~ 1,5%
Terak dapat dikategorikan menjadi terak yang bersifat Asam dan terak yang bersifat Basa. Hal ini sangat tergantung pada komposisi Kapur (CaO) dan Magnesia (MgO) terhadap Silika dan Alumina. Terak juga dapat digunakan sebagai bahan pengganti kerikil (pada pengecoran Beton), pembuatan aspal dan pupuk Phospat (jika kandungan Phospat cukup tinggi-red).
3. Gas Dapur Tinggi
Sebagaimana telah dijabarkan pada pembahasan dipermulaan bahwa hasil pembakan kokas berupa gas Karbon Monoksida dan Karbon Dioksida yang menyebabkan terjadinya proses reduksi pada bijih besi, misalnya :
Fe2O3 + 3C --> 2Fe + 3CO
Fe2O3 + CO --> 2FeO + CO2
Secara umum, komposisi dapur tinggi terdiri dari 27,6% CO; 58% Nitrogen; 13,6% Karbon Dioksida; dan 0,4% Hidrogen. Sekedar informasi saja bahwa umumnya Gas yang masih panas yang keluar dari dapur tinggi masih dapat digunakan kembali untuk memanaskan dapur-dapur lainnya sehingga biaya produksi untuk memanaskan dapur dihemat (cost reduction).
Klasifikasi Sederhana pada Baja Berdasarkan Kandungan Karbon
Menurut Budinski (1989) dijelaskan bahwa yang dimaksud dengan baja karbon adalah suatu jenis baja yang ditentukan sifat-sifatnya oleh unsur karbon. Unsur-unsur yang lainnya dapat diabaikan dengan kandungan yang dibatasi, misalnya : 1,65% Mn; 0,6% Si; 0,6% Cu dan 0,05% Phospor.
Pada kandungan baja karbon akan dijumpai penyebutan : %C, maksudnya adalah bahwa %C merupakan prosentasi kandungan C (Karbon) dari Fe3C (Sementid).
1. Baja Lunak (0,05%C ~ 0,2%C) = Masih tergolong baja karbon rendah yang mempunyai sifat lunak, ulet, kekuatan tarik rendah dan mempunyai sifat mampu las yang baik, contohnya : kawat, dinding ketel uap, dll.
2. Baja ringan atau baja umum atau mild steel (0,2%C ~ 0,5%C) = Tergolong baja karbon sedang yang mempunyai sifat mampu mesin dan mampu las yang baik serta cocok untuk pengolahan panas, contohnya : Poros motor (Shaft), Crak Shaft, dll.
3. Baja Karbon tinggi (0,5%C ~ 0,7%C) = Baja jenis ini dapat dikeraskan dengan proses pengolahan panas (Heat Threatment), Contohnya : Pegas, Dies, Baut, dll.
4. Baja Karbon sangat tinggi (0,7%C ~ 1,5%C) = Cocok untuk pengolahan panas tetapi mempunyai sifat mampu las yang buruk serta getas, Contohnya : Mata bor, pahat pisau, dll.
(Sumber : Anngarwal, O.P, Engineering Chemistry, 1993).
Contoh Baja Paduan
Perlu ditekankan bahwa baja paduan bukan merupakan baja karbon. Hal ini ditinjau dari unsur-unsur yang dominan sudah bukan unsur C (Karbon) lagi. Dan sebagai informasi tambahan bahwa pada baja karbon, kita dapat menggunakan diagram fasa besi Karbon dalam menganalisa fasa-fasanya. Sedang pada baja paduan, diagram fasa baja Karbon sudah tidak berlaku lagi melainkan menggunakan diagram fasa yang berhubungan dengan unsur paduannya saja, misalnya : Untuk Stainless Steel menggunakan diagram Trinari Fe-Cr-Ni.
1. Baja Nikel (3,5%Ni) = Mempunyai sifat yang keras namun elastis dan tahan korosi, Contohnya : kabel, komponen pesawat dan komponen mobil, dll.
2. Baja Invar (3,6%Ni) = Mempunyai koefisien ekspansi sangat rendah, Contohnya : Instrumentasi.
3. Baja Khrom (1,5%Cr ~ 2%Cr) = Sangat keras, Contohnya : Peralatan tambang, Plat lapis baja, dll.
4. Baja Tungsten (14%W ~ 20%W dan 3%Cr ~ 8%Cr) = Cukup keras pada suhu tinggi, Contohnya : Pahat kecepatan tinggi (HSS)
5. Baja Tahan karat (12%Cr ~ 28%Cr dan 3%Ni ~ 8%Ni) = Tahan karat, Contohnya : Instrument kedokteran, industri makanan, mobil, industri kimia, dll.
6. Baja Molibdenum (0,3%Mo ~ 3%Mo) = Tahan korosi, cukup keras pada suhu tinggi, Contohnys : Pahat kecepatan tinggi dan industri mobil.
7. Baja Mangan (12%Mn ~ 15%Mn) = Sangat keras dan tahan aus, Contohnya : Peralatan tambang, roda gigi, rel kereta api, dll.
8. Baja Vanadium (0,15%V ~ 1%V) = Kekuatan tarik cukup tinggi dan tahan impact, Contohnya : Pegas, Poros, hammer, dll.
9. Baja Silikon (15%Si) = Sangat keras dan tahan terhadap reaksi asam, Contohnya : Industri kimia, inti (plat) Transformator, dll.
(Sumber : Anngarwal, O.P, Engineering Chemistry, 1993).
Pengaruh Unsur-Unsur paduan (Pada Baja Paduan)
Menurut JIS dan WES (Japan International Standard; Standard of Japan Welding Engineering society) dinyatakan bahwa untuk menyederhanakan dengan memakai analogi baja karbon dengan kadar karbon = %Ceq dalam rangka mencari kekerasan yang diinginkan dirumuskan :
%Ceq = C + Mn/6 + Si/24 + Ni/40 + Cr/5 + Mo/4 + V/14
Sedang menurut IIW dan Llyod (IIW = International Institude of Welding) dirumuskan :
%Ceq = C + Mn/6 + (Cr+Mo+V)/5 + (Ni+Cu)/15
Dan hubungannya dengan Nilai kekerasan Hvmaks dirumuskan :
Hvmax= (666 x Ceq) + 40
Dapur-Dapur Baja
Sebenarnya Dapur-dapur baja yang akan kita bahas selanjutnya masih ada korelasinya dengan Dapur Tinggi yang sudah dibahas dimuka. Pada penjelasan diatas disebutkan bahwa kadar karbon yang dihasilkan dari Dapur Tinggi masing tinggi prosentasenya. Hal ini berarti bahwa besi kasar (pig iron) mempunyai sifat mudah rapuh sehingga memerlukan pengolahan lebih lanjut.
Dapur baja berfungsi untuk mengurangi kadar karbon yang masih cukup tinggi pada besi kasar sehingga diharapkan akan dihasilkan %C sebesar 1,5%C atau lebih rendah. Baja mempunyai kekuatan tarik yang lebih tinggi bila dibandingkan dengan besi kasar, lebih ulet, dapat ditempa, mudah dilas,dll.
Jenis-jenis baja sangat variatif dan banyak sekali aplikasinya, khususnya dalam bidang kontruksi Teknik Sipil maupun Teknik Mesin tergantung dari proses pembuatan, pengolahan panas (Heat threatment), pengerjaan mekanis, dll.
Setelah besi kasar dihasilkan dari Dapur Tinggi, selanjutnya dapat diteruskan dengan proses-proses berikut :
1. Konverter Bessemer
Konverter Bessemer merupakan suatu bejana dari plat baja yang dilapisi batu tahan api yang berfungsi untuk menahan panas dan agar dinding tidak mudah aus. Konventer Bessemer ini dapat diputar pada porosnya.
Konverter Bessemer mampu mengolah 25Ton besi kasar kelabu (mengandung Si) yang diisikan kedalamnya. Karena sebelumnya isi bejana telah dipanaskan melalui pembakaran kokas sehingga mencapai sihu 1500 derajat Celcius dan dialiri udara bertekanan 2 Atm dari arah bawah, maka besi kasar akan bereaksi dengan Oksigen. Unsur-unsur pengotor akan bereaksi menurut rekasi :
Si + O2 --> SiO2
2Mn + O2 --> 2MnO
MnO + SiO2 --> MnSiO3 (Slag atau ampas biji atau arang )
Sedang unsur phospor bereaksi dengan Oksigen menurut persamaan reaksi :
4P + 5O2 --> 2P2O5
S + O2 --> SO2
Mengingat silika bereaksi dengan asam, maka batu tahan api yang dipakai juga harus bereaksi dengan asam, hal ini perlu untuk mengindari reaksi :
Asam + Basa --> Garam + Air
Pada Konverter Bessemer terjadi pembakaran dimana unsur C (Karbon) diikat oleh O2 (Oksigen) sehingga akan mejadi CO2 (karbon Dioksida). Dan setelah itu akan diikuti pembakaran Fe (Nyala api Coklat) menurut reaksi :
Fe + (1/2)O2 --> FeO
Umumnya lapisan batu tahan api dapat bertahan hingga 200 Kali pemakaian.
2. Konverter Thomas
Seperti pada Konverter Bessemer, Konverter Thomas juga memakai batu tahan api. Hanya saja batu tahan api yang digunakannya bersifat basa. Hal ini dilakukan karena Konverter Thomas diperuntukan untuk mengolah besi kasar putih yang mengandung Phospor. Agar menjadi terak, P2O5 yang terbentuk perlu direaksikan dengan batu kapur menurut :
P2O5 + 3CaO --> Ca3 (PO4)3
Kedua dapur tersebut (Konverter Bessemer dan Konverter Thomas) tidak dipakai lagi mengingat produk baja yang dihasilkan kurang begitu bagus kualitasnya.
3. Dapur Siemens Martin
Dapur ini memiliki 4 buah ruangan regenerator yang terbuat dari susunan batu tahan api. Sebelum memulai proses peleburan, dapur dipanaskan terlebih dahulu dengan bahan bakar gas. Kemudian besi kasar cair (besi skrap) dimasukan ke dalam dapur. Reaksi kimiawi dan pengikatan kotoran oleh batu kapur sama seperti dengan yang terjadi pada Konverter Bessemer, Konverter Thomas dan Dapur Tinggi.
4. Dapur Listrik
Proses peleburan besi kasar (besi skrap) memerlukan energi panas. Energi panas tersebut dapat diperoleh dari energi Listrik yang diterapkan pada dapur listrik. Dibandingkan dengan dapur-dapur yang menggunakan bahan bakar fosil (Padat/Cair/Gas), dapur listrik mempunyai keunggulan-keunggulan :
- Kontrol atas suhu peleburan cukup mudah.
- Tidak terjadi pengotoran yang disebabkan oleh pembakaran bahan bakar maupun gas hasil pembakaran.
- Dapat mencapai suhu tinggi dalam waktu yang relatip singkat.
- Produk yang dihasilkan lebih berkualitas.
Dapur Busur Cahaya atau busur nyala api
Dapur busur cahaya memiliki batu tahan api pada bagian dalam dapur yang terbagi menjadi 2 proses, yaitu : Proses Asam dan Proses Basa. Proses Asam digunakan untuk peleburan baja skrap kualitas tinggi sedang proses Basa digunakan untuk peleburan baja kualitas sedang, contohnya : Dapur Heroult.
Pada Dapur Heroult, Energi panas yang dihasilkan oleh loncatan busur listrik antara elektroda karbon dan cairan baja. Setelah sekitar 15 menit hingga 1 jam, terbentuklah terak pada permukaan cairan yang melindungi dari udara maupun gas selama proses peleburan.
Pada peleburan dengan dapur listrik akan memberikan keuntungan tambahan berupa biaya peleburan yang cukup rendah. Namun untuk dapur jenis ini memerlukan biaya investasi yang cukup besar.

Teori Dasar Six Sigma Secara Sederhana

MENGENAL TEORI DASAR SIX SIGMA SECARA SEDERHANA
(Oleh Okasatria Novyanto)

Definisi
Secara etimologi six sigma tersusun dari 2 kata yaitu : six yang berarti enam dan sigma yang merupakan simbol dari standard deviasi atau dapat pula diartikan sebagai ukuran satuan statistik yang menggambarkan kemampuan suatu proses dan ukuran nilai sigma dinyatakan dalam DPU (Defect Per Unit) atau PPM (Part Per Million). Dapat dikatakan bahwa proses dengan nilai sigma yang lebih tinggi (pada suatu proses) akan mempunyai defect yang lebih sedikit (baik jumlah defect maupun jenis defect). Semakin bertambah nilai sigma maka semakin berkurang Quality Cost dan Cycle time.
Secara epistimologi six sigma merupakan sebuah metodologi terstruktur untuk memperbaiki suatu proses dengan memfokuskan pada usaha-usaha untuk memperkecil variasi yang terjadi (process variance) sekaligus mengurangi cacat ataupun produk atau jasa yang keluar dari spesifikasi dengan menggunakan metode statistik dan tools quality lainnya secara insentif. Umumnya six sigma dituliskan dalam simbol 6 sigma.
Dan secara sederhana six sigma (6 sigma) dapat diterjemahkan sebagai suatu proses yang mempunyai kemungkinan cacat (defect opportunity) sebanyak 3,4 buah dalam satu juta produk (jasa). Mengenai penurunan nilai 3,4 sebenarnya banyak sekali kontroversi, tapi yang terpenting adalah kita memahami six sigma sebagai sebuah referensi tool untuk mengurangi jumlah cacat. Defect ialah Kegagalan dalam menghasilkan suatu produk sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan sedang yang dimaksud dengan opportunity (Kesempatan) antara lain : Kualitas produk; Kualitas komponen; Process Yield; Tes Destructive; Rejects – Repair; Visual Check (Appraisal); EHS - OSHA/LTA (Accidents); Ketidakhadiran; Perbedaan Material; Forecasting; Schedule Achievement; Kapasitas; CTQ - Critical to Quality; Scrap dan Rework; Organizational Development; Training; Inventory; Overtime; On-Time-Delivery; Order yang akurat; Transportasi; Down time; dll.
Dan dalam perkembangannya six sigma juga data diaplikasikan seluruh sistem bisnis, design, manufacturing, sales, service, dll.

Sejarah
Sebelum kita membahas lebih jauh terlebih dahulu marilah kita melihat kebelakang tentang sejarah six sigma.
Six sigma dimulai oleh Motorola di era tahun 1980-an oleh salah seorang engineer bernama Bill Smith atas dukungan penuh dari CEO Bob galvin. Hal ini dilatarbelakangi oleh hilangnya market Motorola karena perbedaan kualitas dibandingkan dengan perusahaan Jepang. Pada tahun 1981 Motorola menghadapi tantangan tersebut dengan mengevaluasi kualitasnya hingga 5 kali dalam 5 tahun namun tetap saja tidak berhasil. Kemudian Motorola menggunakan statistical tools yang dipadukan dengan ilmu manajemen financial metrics yaitu Return on Investment (ROI) sebagai salah satu alat ukur (metrics) dari quality improvement process. Konsep ini kemudian dikembangkan oleh Dr. Mikel Harry dan Richard Schroeder secara lebih mendalam sehingga metode ini mendapat sambutan luas dari jajaran manajement Motorola dan perusahaan-perusahaan lain.
Perusahaan selain Motorola yang juga mengembangkan six sigma salah satunya yakni General electric (GE). Pada tahun 1995, GE menggulirkan six sigma disegala aspek bisnisnya guna menghadapi tantangan kualitas sebagai perusahaan kelas dunia. GE memperbaharui prosesnya seperti produktivitas, Inventory Return namun improvement tersebut tertunda karena adanya defect diprosesnya. Kemudian dikalangan GE muncul suatu pemikiran bahwa World Class Quality adalah suatu hal yang menantang sehingga di GE six sigma menjadi sebuah trend terlebih setelah mendapat dukungan penuh dari CEO Jack Welch. Hal inilah yang membuat perusahaan-perusahaan lain ingin mengetahui lebih jauh tentang six sigma dan mencoba mengimplementasikan metode ini ditempat kerjanya masing-masing.
Kemudian akan muncul sebuah opini, siapakah penemu ataupun penggagas sig sigma pertama kali? Apakah Motorola?
Hal inilah yang menarik untuk dibicarakan. Perlu diketahui bahwa konsep dasar six sigma sebenarnya diambil dari Total Quality Management (TQM) dan Statistical Process Control (SPC). Kedua konsep ini sudah lama dikembangkan oleh para ahli quality seperti Dr. Kaoru Ishikawa, Shewhart, Crossby, dll. Jadi ditinjau dari segi waktu dapat dikatakan bahwa six sigma merupakan hasil pengembangan dari quality improvement semenjak tahun 1940-an. Tapi yang jelas, bagi kita adalah seperti apapun metode yang terpenting adalah menerapkannya secara disiplin, berkesinambungan dan konsisten sehingga dapat menghasilkan suatu perbaikan (improvement).
Konsep Dasar Six Sigma
Secara umum ada 2 buah konsep dasar dari six sigma, yaitu :
Six sigma sebagai suatu aktivitas
Pada penjelasan sebelumnya telah disebutkan bahwa six sigma dapat diartikan sebagai suatu proses yang mempunyai defect opportunity atau kemungkinan cacat sebanyak 3,4 buah dalam satu juta produk atau jasa (DPPM). Untuk mencapai “target” angka tersebut maka ada beberapa rangkain aktivitas six sigma yang perlu dilakukan, misalnya :
a. Memahami dan mendefinsikan suatu proses design, manufacturing dan service secara jelas.
b. Aplikasi untuk six sigma statistic tools dan proses.
c. Mengidentifikasikan faktor penyebab defect.
d. Analisa dan improvement (perbaikan).
e. Melalui penurunan defect ratio akan meningkatkan yield dan total kepuasan pelanggan.
f. Management innovation tool memberikan kontribusi terhadap management out put.

Six sigma sebagai suatu strategi bisnis
Secara umum ada ada enam komponen utama konsep six sigma sebagai strategi bisnis (Peter S. Pande, 2002: 8), yaitu :
a. Customer service oriented (mengutamakan pelayanan kepada pelanggan).
Definisi customer (pelanggan) bukan hanya terbatas pada pembeli saja tetapi juga berarti rekan kerja kita, orang/ pihak yang akan menerima hasil kerja kita, masyarakat umum sebagai pengguna jasa, pemerintah, dll. Six sigma mampu memberikan informasi kepada kita mengenai seberapa bagus produk, service kita dan proses didalamnya serta membantu kita untuk menentukan langkah-langkah demi kepuasan customer secara total.
b. Manajemen yang bedasarkan data dan fakta.
c. Fokus pada proses, manajemen dan perbaikan.
Perlu diketahui bahwa six sigma sangat dipengaruhi dan bergantung pada seberapa jauh kita memahai suatu proses. Dan hal ini belum cukup apabila tidak didukung dengan appresiasi manajemen yang bagus dalam melakukan perbaikan.
d. Manajemen yang proaktif
e. Kerjasama tim yang bagus
f. Selalu mengejar kesempurnaan.
Sig sixma merupakan suatu tool yang lengkap yang dapat dipergunakan dan diaplikasikan pada bidang design, manufaktur, Sales, Service, dll. Six sigma dapat membantu kita dalam meraih keuntungan pada suatu persaingan. Bila kita dapat memperbaiki sigma level pada proses kita, berarti kualitas produk akan lebih baik dan biaya-biaya yang tidak perlu akan berkurang sehingga kita dapat memenuhi kepuasan customer.

Tahapan-tahapan Six Sigma
Sebagaimana telah dikemukakan dimuka bahwa six sigma merupakan suatu metode terstruktur. Terstruktur disini dapat diartikan karena six sigma mempunyai sedikitnya ada lima tahapan, yakni :
1. Define
Pada tahapan ini tim pelaksana akan mengidentifikasi masalah, menentukan target waktu, mendefinisikan specifikasi customer (critical to quality), mendefinisikan dan menggambarkan QC flow chart serta menentukan tujuan yang ingin dicapai (misal : pengurangan cacat, biaya, dll).
2. Measure
Pada tahapan ini bertujuan untuk memvalidasi permasalahan, mengukur atau menganalisa permasalahan dari data-data yang ada.
3. Analyze
Pada tahapan ini akan ditentukan faktor-faktor apa saja yang berpengaruh pada proses. Hal ini berarti bahwa jika ada empat faktor pokok yang apabila diperbaiki maka akan memperbaiki proses secara signifikan.
4. Improve
Pada tahapan ini kita akan mendiskusikan dan membicarakan tentang ide-ide untuk melakukan suatu improvement berdasarkana hasil analisa yang telah dilakukan. Selain itu juga dilakukan percobaan untuk melihat hasilnya apakah sudah efektif ataukah belum. Jika hasilnya efektif maka dapat dibakukan dalam suatu Standard Operasional Procedure (SOP).
5. Control
Setelah keempat tahapan diatas sudah dilakukan maka langkah selanjutnya adalah membuat suatu rencana dan merancang pengukuran atas hasil improvement yang sudah dilakukan agar dapat dikontrol dan diawasi secara berkesinambungan.
Sebenarnya kunci pokok agar tetap bertahan dalam sebuah persaingan bisnis yang semakin ketat ini adalah berusaha untuk lebih cepat, lebih baik (berkualitas) dan lebih murah. Kita ambil contoh misalnya membandingkan service pada jasa pengiriman paket barang dari Wonosobo (Jawa Tengah) ke Batam antara melalui Kantor Pos (BUMN) dan TIKI (swasta)
Pengiriman paket barang melalui Kantor Pos dipilih dengan beberapa pertimbangan misalnya murah dan hampir menjangkau seluruh wilayah Indonesia. Tetapi kadang-kadang Estimation Time Arrival (ETA) melebihi dari perkiraan semula, misalnya terlambat 1 minggu dan bahkan tidak jarang kondisi barang yang diterima sudah rusak.
Pengiriman paket barang dengan jasa TIKI akan dipilih jika kita akan mengirim barang dengan jaminan tidak rusak (aman) dan tepat waktu. Namun, kadang-kadang barang yang dipaketkan terlambat 1 hingga 2 hari saja dari ETA. Meskipun demikian biaya pengiriman melalui jasa TIKI jauh lebih mahal bila dibandingkan dengan jasa POS.
Intinya bahwa kedua biro jasa pengiriman tersebut mempunyai “variasi” dari proses dan service mereka. Saya tidak tahu apakah keduanya menerapkan six sigma ataukah tidak, tapi yang jelas manajemen keduanya pasti selalu memperbaiki proses dan service dengan metode yang sangat terstruktur dan rapi.
Filosofi dasar six sigma
1. Kelangsungan perusahaan bergantung kepada kemajuan bisnis.

2. Perusahaan bertambah besar berdasarkan kepuasan pelanggan (customer)
3. Kepuasan pelanggan ditentukan oleh quality, price dan delivery.
4. Quality, price dan delivery dikontrol oleh process capability.
5. Process capability tergantung dari variasi.
6. Variasi proses menentukan kenaikan defect, cost dan cycle time.
7. Untuk mengurangi variasi, kita harus mengaplikasikan pengetahuan yang benar.
8. Untuk mengaplikasikan pengetahuan yang benar, langkah pertama adalah dengan mengukur.
9. Dengan mengukur permasalahan, kita akan dapat pengetahuan yang benar.

Perbandingan antara 3 sigma dengan 6 sigma
Manfaat dan keunggulan-keunggulan six sigma
1. Menurunkan Cost of loss, perbaikan kualitas dan service produk serta kepuasan konsumen.
2. Dapat mengurangi secondary process [rework] dan claim.
3. Membuat keputusan berdasarkan data dan tidak hanya berdasar praduga saja.
4. Dapat diterapkan disegala bidang baik bidang Industri maupun bidang financial.
5. Fokus terhadap 3P (Product, Process, People).
Tidak hanya produk dan service saja, tapi juga proses dan kualitas sumber daya manusia dapat mencapai tujuan melalui pengukuran sigma level.
6. Sangat berdampak terhadap investasi.
7. Berdampak terhadap biaya.
8. Pengolahan data sangat mudah dengan menggunakan statistik.
Melalui analisa data eksperimen hal yang samar menjadi jelas. Tidak berdasarkan praduga dan pengalaman karena dibantu dengan statistic Software (Minitab)
Faktor-faktor Kunci keberhasilan Six Sigma
Ditinjau dari segi Sistem pengoperasian
a. Six sigma membutuhkan Top down drive atau dorongan dan dukungan penuh dari manajemen untuk menggerakan dan memotivasi subordinate-subordinat yang ada dibawahnya.
b. Six sigma membutuhkan partisipasi [harus] dari karyawannya khususnya untuk selalu customer oriented (berorientasi ke pelanggan).
c. Six sigma sebagai standar umum perusahaan, misalnya mensosialisasikan istilah (terminology) CTQ, Sigma, Cp, Z-level atau istilah statistik lainnya kepada para Operator (karyawan), Mencantumkan keterangan sigma level untuk setiap proses produksi dalam sebuah papan informasi yang besar dan mudah dilihat oleh siapa saja, dll.
Ditinjau dari segi Metodologi
1. Berasal dari voice of customer.
Pada pembahasannya sebelumnya sering disinggung istilah CTQ. CTQ ialah pemilihan faktor yang terpenting bagi konsumen atau dapat juga diartikan Customer Anda merasa bahwa karakteristik product, service atau proses adalah suatu hal yang kritikal. Pernyataan konsumen merupakan CTQ untuk suatu produk, proses ataupun service. Pengertian umum dari kontrol CTQ adalah pemilihan faktor yang terpenting bagi konsumen. Umumnya CTQ berasal dari konsumen, namun bisa juga dari resiko, ekonomi, dan Peraturan. Contoh yang mudah kita temukan yakni : Bakso harus bebas Formalin, Specifikasi external view untuk panjang Drive model DW224EV-VD3 adalah 132,18 +/- 0,3 [mm] atau contoh lainnya adalah adanya kebijakan RoHs compliance untuk semua Drive [part] yang akan memasuki wilayah Uni Eropa dan masih banyak lagi contoh-contoh CTQ. CTQ dapat diperoleh dengan alat-alat analisa (typical tool), misalnya : survey konsumen, interview, peta kebutuhan konsumen, Quality Function Deployment (QFD), Quick Market Intelligence, Pareto Diagram, dll.
2. Seluruh karyawan memerlukan training.
Training program six sigma secara intensif diperuntuk bagi seluruh karyawan agar karyawan dapat memahami dengan benar tentang metode six sigma. Hal ini diperlukan karena untuk menerapkan metode six sigma diperlukan investasi sumber daya manusia yang paham dengan 6 sigma.

3. Membutuhkan case study project, resource information untuk organisasi dan sistem, penilaian yang berdasar dan sistem penghargaan (reward system).
Istilah-istilah dalam Six Sigma
a. Defects Per Unit : Jumlah Defect per unit
Menentukan proses tidak bagus atau kita tidak dapat mengetahui bahwa bahwa proses tersebut mengandung defect. Six Sigma dapat mengatasi hal tersebut, contoh : Sebuah Laporan komplaint terdiri dari 10 halaman, 2 halaman diantaranya salah sehingga
DPU= Defect / Unit = 2 / 1 = 2
b. Defects Per Opportunity : Jumlah Defect disesuaikan dengan kesempatan defect per unit.

DPO merupakan pengembangan dari konsep DPU ditambah dengan variabel opportunity (Kemungkinan). Contoh : Sebuah laporan komplaint terdiri dari 10 halaman, 2 halaman diantaranya salah sehingga :
DPO = 2 Defect / (1 unit X 10 opportunity) = 0,2
DPO = 0,2
c. Defect Per Million Opportunities : Nilai dari DPO X 1.000.000
Mengubah DPO menjadi sejuta unit karena dalam sigma biasanya menggunakan PPM (Part Per Million). Contoh :
DPMO = 0.2 DPO x 1.000.000 = 200.000

d. Z-Value
Z merupakan perbandingan Nilai Perbedaan antara X (USL atau LSL) dan target dibagi dengan standard deviation (sigma). Z-Value merupakan Standard terhadap nilai normal untuk Variasi Normal Distribusi sehingga memudahkan untuk analisa statistik. Z-Value adalah bagian dari sigma level. Bila nilai Z adalah 6, ini merupakan 6 sigma level.

e. Normal distribution : Menunjukkan suatu bentuk distribusi, sisi kanan dan sisi kiri jaraknya sama dengan sumbu Mean (M).
f. Standard normal distribution : Standard Deviasi 0 maka Normal Distribusinya adalah 1.
Sisi lain tentang Six Sigma
Dalam perkembangannya six sigma banyak mengandung kontroversi khususnya dikalangan praktisi dibidang quality. Disatu sisi banyak kalangan menganggap six sigma sebagai sebuah metode yang sederhana dan powerful tetapi tidak sedikit pula yang memandang sebelah mata tentang six sigma serta mempertanyakan tentang eksistensi dari metode six sigma, sebagai contoh artikel dari Arthur Schneiderman yang berjudul “Question : When is six sigma not six sigma? Answer : When it’s the six sigma metrics !!”. Dan masih banyak lagi artikel-artikel yang mengupas tentang sisi lain dari metode six sigma, baik yang sependapat, berbeda pendapat maupun yang mengupas secara berimbang. Dan perlu ditegaskan sekali lagi bahwa dalam artikel ini kita tidak memperdebatkan eksistensi six sigma tetapi kita lebih cenderung mempelajari dan mengenal six sigma lebih jauh sebagai suatu metode dan disiplin ilmu.

Teori Dasar Statistical Process Control

TEORI DASAR STATISTICAL PROCESS CONTROL
(Oleh Okasatria Novyanto)

Bagi kalangan praktisi di dunia industri tentunya sudah tidak asing lagi dengan terminologi-terminologi Quality yang sekarang sedang banyak sekali dipelajari dan dikembangkan oleh berbagai pihak, baik dari kalangan akademis sebagai dasar referensi teori maupun dari praktisi didunia industri sebagai subjek sekaligus objek atas “Quality knowledge” yang sekarang sedang berkembang.
Salah satu metode Quality yang erat kaitannya dengan hal tersebut adalah Statistical Process Control (SPC). Secara Etimologi, Statistical Process Control terdiri dari :
1. Process : adalah suatu kegiatan yang melibatkan penggunaan mesin (alat), penerapan suatu metode, penggunaan suatu material dan atau pendayagunaan orang untuk mencapai suatu tujuan.
2. Control : adalah suatu rangkaian kegiatan umpan balik (reciprocal) untuk mengukur suatu hasil yang harus dicapai apabila dibandingkan dengan standard serta melakukan tindakan jika terjadi penyimpangan (abnormality)
Sedang secara epistimologi, Statistical Process Control (SPC): adalah penerapan teknik statistik untuk mengukur dan menganalisa variasi yang terjadi selama proses (produksi-red) berlangsung.
Jenis-jenis Variasi
Satu hal yang harus menjadi filosofi dasar dan harus dipahami oleh kita bahwa setiap produk ataupun jasa yang dihasilkan dari suatu proses (produksi-red) itu tidak akan 100% sama, hal ini terjadi karena adanya variasi selama proses (produksi-red) berlangsung. Variasi dapat didefinisikan sebagai ketidakseragaman produk atau jasa yang dihasilkan. Dapat pula didefinisikan sebagai produk atau jasa yang dihasilkan tidak memenuhi spesifikasi standard yang telah ditetapkan. Variasi dikelompokan menjadi 2 jenis :
1. Variasi yang tidak bisa dihindari (uncontrollable variation/chance/common/random variation) contoh: kelembaban udara, suhu ruangan yang berubah-ubah, getaran mesin penggilingan padi, perubahan voltage PLN, dll
2. Variasi yang bisa dihindari (controllable variation/assignable variation)
Contoh: kurang homogennya bahan baku, kurang cermatnya operator, dll.
Manfaat Umum Penerapan SPC
Secara Umum dengan menerapkan SPC akan diperoleh beberapa manfaat, antara lain :
1. Meningkatkan daya saing produksi dengan menekan terjadinya variasi.
Mengurangi biaya-biaya yang seharusnya tidak perlu dikeluarkan, misalnya : rework cost, sorting cost, Punishment cost akibat customer complaint, dll.
2. Meningkatakan mutu bahan dan material yang dibeli melalui penerapan Incoming Inspection.
3. Meningkatkan produktivitas dengan menekan persentase cacat, kesalahan ataupun rework.
Lima langkah praktis dalam menerapkan SPC
a. Mendefinisikan, menggambarkan dan memahami tentang proses (produksi-red) yang akan dilakukan perbaikan.
b. Mengidentifikasi parameter proses yang kritis (critical process parameter)
c. Memindahkan data-data yang sudah diperoleh kedalam format grafik statistik (menerapkan teknik kendali statistik) d. Memonitor proses pengendalian
e. Mereview dan tindak lanjut
Pada dasarnya “inti permasalahan” ini terletak pada terjadinya variasi pada proses (produksi-red) yang disebabkan oleh berbagai faktor secara kompleks. Faktor-faktor tersebut dapat diklasifikasikan melalui pendekatan 4M +1E (Man, Material, Measurement, Methode and Environment) dan suatu analisa yang tidak dapat dilepaskan dengan adanya variasi ini adalah Process Capability Analyze.
Process Capability Analyze
Process Capability Analyze dapat didefinisikan sebagai suatu analisa untuk mengetahui apakah proses kerja yang sedang berjalan memenuhi spesifikasi yang telah ditetapkan. Proses disebut capable jika mampu menghasilkan hampir 100 % output sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Capability adalah kemampuan suatu proses untuk menghasilkan output sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan. Process Capability ialah suatu kemampuan proses yang merefleksikan derajat keseragaman dalam memproduksi suatu produk.Capability index adalah suatu index yang mengggambarkan seberapa jauh proses tersebut dapat memenuhi spesifikasi yang diharapkan. Dengan mengetahui Capability index, hal ini akan membantu kita dalam memfokuskan pada target value, target value yaitu value yang paling diinginkan pelanggan. Meskipun output 100% berada di dalam spesifikasi limit, bisa jadi pelanggan tidak puas dan memungkinkan hilangnya bisnis.

Index untuk mengukur Process Capability Analyze :
1. Cp : Index yang menunjukkan kemampuan suatu sistem dalam memenuhi spesifikasi limit (limit atas-USL dan limit bawah-LSL).
2. Perhitungan Cp menggunakan estimasi sigma dan dapat digunakan untuk menunjukkan potensi suatu sistem dalam memenuhi spesifikasi.
3. Dalam Cp, tidak memperhitungkan rata-rata proses, hanya terfokus pada spread (persebaran data). Jika sistem tidak centered di dalam batas spesifikasi, maka nilai Cp kurang memberikan gambaran yang sebenarnya.
4. Cpk : Index yang menunjukkan seberapa baik suatu sistem dapat memenuhi spesifikasi limit.
5. Perhitungan Cpk menggunakan estimasi sigma dan dapat digunakan untuk menunjukkan potensi suatu sistem dalam memenuhi spesifikasi.
6. Dalam Cpk, rata-rata proses diperhitungkan sehingga proses tidak perlu centered terhadap target.
Mengukur Process Capability Analyze :
Hal-hal yang perlu diketahui :
a. Control Limit merupakan garis batas yang menggambarkan kemampuan proses berdasarkan pengalaman dan kemampuan teknik. Control Limit ada 2 jenis, yakni : Upper Control Limit (UCL) dan Lower Control Limit (LCL).
XBAR Control Limit :
- UCL = X+ (A2)*(R)
- LCL = X - (A2)*(R)
R Control Limit :
- UCL = (D4)*(R)
- LCL = (D3)*(R)
b. Spesifikasi Limit merupakan batas-batas yang ditentukan oleh konsumen (internal maupun eksternal) ataupun target yang harus dicapai. Specifikasi Limit ada 2 jenis, yaitu : Upper Specification Limit (USL) dan Lower Specification Limit (LSL).
c. Mean (Rata-rata) adalah nilai yang mewakili data secara keseluruhan.
d. Median adalah nilai tengah dari data yang telah diurutkan.
e. Modus adalah nila data yang mempunyai frekuensi tertinggi.
f. Standard Deviation (Sigma) bisa dianggap sebagai akar dari variance sedangkan variance ialah rata-rata kuadrat dari tiap-tiap titik ke rata-rata.
g. Bias ialah Perbedaan antara data yang dikumpulkan dalam sampel dengan kondisi yang sebenarnya dalam populasi.
h. Populasi ialah keseluruhan object yang ingin kita ukur dan analisa.Sample ialah sebagian (kecil) dari populasi dimana kita benar-benar melakukan pengukuran dan dengan ini kita dapat menarik kesimpulan.
Pengumpulan Data
Dalam melakukan suatu observasi dibutuhkan data-data yang accountable. Data yang baik apabila diolah maka akan menghasilkan informasi yang berguna atau bermanfaat. Jadi yang dimaksud dengan data adalah sekumpulan fakta, angka atau segala sesuatu yang dapat dipercaya kebenarannya sehingga dapat digunakan sebagai referensi dalam mengambil keputusan. Data terbagi dalam data variable dan data attribute.
1. Data variable : disebut juga data continues atau measurement. Data ini berasal dari hasil pengukuran dan nilainya berada dalam suatu interval atau jangkaun tertentu, contoh : Hasil pengukuran berat badan dari 46 Inspector di PQA, hasill pengukuran panjang Frame Main DV28EC selama 1 bulan, dll.
2. Data attribute : disebut juga data diskrit atau data non continues. Umumnya data ini merupakan hasil perhitungan dan berupa bilangan bulat, contoh : Jenis suku bangsa Inspector PQA, jenis kelamin (pria/ wanita), jumlah karyawan yang tidak masuk per hari, dll.
Dalam pengumpulan data-data dilapangan, ada beberapa faktor yang mempengarui hasil pengukuran, diantaranya : kesalahan alat ukur (repeatability), kesalahan operator (reproducibility), kesalahan alat hitung, kesalahan metode pengukuran, dll.
Control Chart
Pada dasarnya kurang lebih ada 7 buah QC Tools yang dapat dalam pengendalian mutu (Quality Control), yakni :
1. Flow Chart
2. Check Sheet
3. Histogram
4. Scatter Diagram
5. Pareto Diagram
6. Cause-and-Effect Diagram
7. Control Chart

Dan dalam hal ini pembahasan akan dikonsentrasikan pada Control Chart (Peta kendali). Control Chart ialah suatu Quality Tool yang dapat digunakan untuk mendeteksi apakah sebuah proses tersebut dalam kondisi terkontrol secara statistik (statistically stable) ataukah tidak. Proses yang tidak dalam kondisi terkontrol secara statistik akan menunjukan suatu variasi yang berlebih sebanding dengan perubahan waktu.

Control Chart membedakan antara Common Cause dan Special Cause. Common Cause ialah Penyebab yang agak susah untuk bisa dihilangkan (Natural variation) sedang Special Cause ialah Penyebab yang masih mungkin bisa dihilangkan, misalnya : Kesalahan Operator, materialnya retak dan kotor, Operator masih baru, tidak ada Standard Operasional Procedure untuk menjalankan suatu mesin produksi, dll.
Manfaat Control Chart
1. Mengetahui perubahan-perubahan yang terjadi selama satu periode produksi.
2. Memberikan informasi proses secara kronologis, yakni menunjukkan bagaimana pengaruh berbagai faktor, misalnya : material, manusia, metode, dll. terhadap proses produksi.
3. Mengidentifikasi gejala penyimpangan suatu proses yakni dengan memperhatikan pola atas pergerakan titik-titik sehingga dapat dihindari Over Control yaitu pengontrolan terlalu ketat sehingga dapat menurunkan efisiensi maupun Under Control yaitu pengontrolan terlalu longgar sehingga dapat menurunkan mutu.
8 Kategori adanya pola yang Out of Control pada special Cause yang menunjukan bahwa proses belum stabil secara statistik (Uncontrolled)
a. Dua titik berada lebih dari 3 sigma dari garis tengah.b. Sembilan titik berada pada lajur baris yang sama dari center line.c. Enam titik pada gambar kecenderungannya semuanya naik atau turun.

d. Keempat belas titik yang terdapat pada gambar naik dan turun.
e. Titik-titik yang dilingkari berada lebih dari 2 sigma pada CL. f. Titik-titik yang dilingkari melebihi 1 sigma dari CL.

g. Kelima belas titik berada pada batas 1 sigma dari CL.
h. Kedelapan titik yang dilingkari melebihi 1 sigma dari CL.. Jenis Control Chart
Sebagaimana telah disinggung pada pembahasan diatas bahwa pada dasarnya data diklasifikasikan menjadi 2, yakni : Data attribute dan data variable, sehingga dengan demikian jenis-jenis Control Chart terbagi atas :
1. Variable Control Chart, yaitu suatu jenis Control Chart dimana data yang dikumpulkan dan akan dianalisa merupakan data-data variable, misalnya : X-R Bar Chart dan X-S Bar Chart.
2. Attribute Control Chart, yaitu suatu jenis Control Chart dimana data yang dikumpulkan dan akan dianalisa merupakan data-data attribute, misalnya : p-chart
Contoh Langkah kerja pada penggunaan X-R Bar Control Chart
X-R Bar Control Chart merupakan salah satu variable Control Chart dimana data yang dikumpulkan dalam setiap pengamatan berbentuk sub-group yang besarnya sekitar 2 hingga 9 sampel.
Koreksi dalam menentukan frekwensi dan besarnya sample, jika ditemui kondisi sebagai berikut :
a. Sample size terlalu kecil
Jika Control Chart tidak bisa cepat mendeteksi perubahan ekonomis penting.
b. Sample Size terlalu besar
Jika Control Chart “Out of Control” untuk perubahan yang tidak bernilai ekonomis.
c. Frekwensi Penyampelan terlalu sering
Jika sampling and plotting cost melebihi keuntungan ekonomis yang diperoleh dari proses control tersebut.
d. Frekwensi penyampelan terlalu jarang
Jika Economic loss lebih tinggi biayanya dibandingkan dengan waktu tambahan.
Langkah-langkah Kerja :
1. Tentukan tujuan dari penelitian.
2. Buatlah Blue Print (Rancangan-rancangan) sistematis dari penelitian yang akan dilakukan.
3. Buatlah lembar data (Check Sheet) dengan menentukan : jenis data yang dibutuhkan, Critical parameter yang akan dikontrol, besar sample (sub group), frekuensi pengambilan sampel, dll.
4. Lakukan pengumpulan data.
5. Buatlah Control Chart. Hal ini dapat dilakukan dengan bantuan software (MINITAB) maupun secara konvensional dengan rumus sebagaimana telah dibahas dimuka.
6. Perlu diperhatikan bahwa Control Chart yang dibuat pertama kali merupakan Control Chart “percobaan”.
7. Periksa apakah ada titik-titik yang Out of Control ataukah tidak dengan menggunaikan kaidah pengujian 8 titik Out of Control sebagimana telah dikemukakan diatas. Jika terdapat titik yang Out of Control maka Control Chart harus diperbaiki (revisi)
8. Merperbaiki (revisi) Control Chart dengan membuang data-data yang Out of Control (tidak stabil), kemudian hitung kembali dan tampilkan dalam Control Chart. Perlu diingat bahwa pembuangan data-data yang Out of Control harus disertai dengan penjelasan logis 5W+1H dan dilengkapi dengan Corrective Action. Setelah dianggap jelas (close) maka data-data yang Out of Control dapat dibuang.
9. Ulangi proses 5 ~ 8 dan hingga seluruh titik berada dalam Chart serta dalam keadaan In Control. Perlu diperhatikan juga bahwa dalam pembentukkan Control Chart ini dalam satu periode proses pengambilan data harus diperhatikan dalam keadaan normal serta tidak mengalami perubahan proses kerja yang signifikan (perubahan material, mesin, sistem kerja, dll.
10. Jika telah tercapai, maka garis kendali yang diperoleh dapat digunakan untuk mengontrol proses pada periode berikutnya.
11. Menerapkan pengontrolan proses. Sebagai informasi tambahan saja bahwa seiring dengan mobilitas produksi yang tinggi maka alangkah baiknya jika dalam aktual penerapan pengontrolan proses itu menggunakan bantuan software (misal : MINITAB). Hal ini bertujuan jika terjadi Out of Control (abnormality) akan segera ketahuan dan terdeteksi.

Dokumentasi QMS (ISO 9001 : 2000)

MENGENAL DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
(Oleh Okasatria Novyanto)

Didalam ISO 9001 : 2000 pada penjelasan tentang Sistem Manajemen Mutu, menerangkan bahwa persyaratan umum untuk suatu organisasi yakni organisasi harus membuat, mendokumentasikan, mengimplementasikan dan memelihara Sistem Manajemen Mutu dan memperbaiki secara berkelanjutan keefektivitasannya dalam hubungannya dengan persyaratan dan Standar Internasional. Organisasi juga harus :
1. Mengidentifikasi proses-proses yang diperlukan untuk sistem manajemen mutu dan aplikasinya pada keseluruhan organisasi.
2. Menentukan urutan dan interaksi dari proses-proses tersebut.
3. Menentukan kriteria dan metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa pengoperasian dan pengendalian dari proses-proses tersebut efektif.
4. Menjamin ketersediaan sumber daya dan informasi yang diperlukan untuk menunjang pengoperasian dan pemantauan proses-proses tersebut.
5. Mengimplementasikan tindakan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang direncanakan dan melakukan perbaikan yang berkelanjutan terhadap proses-proses tersebut.
Sementara itu korelasinya dengan pendokumentasian, dalam ISO 9001 : 2000 juga menyebutkan tentang peryaratan dokumentasi. Secara umum disebutkan bahwa dokumentasi sistem mutu harus mencakup beberapa hal, yakni :
a. Pernyataan terdokumentasi dari kebijakan mutu dan sasaran mutu.
b. Quality Manual.
c. Prosedur terdokumentasi yang diminta oleh Sistem Manajemen Mutu.
d. Dokumen yang diperlukan oleh organisasi untuk menjamin efektifitas perencanaan pengoperasian dan pengendalian proses-prosesnya.
e. Catatan mutu yang diminta oleh Standar Internasional.
Dalam hal ini ada dua hal yang akan menjadi fokus pembahasan yakni adanya Quality Manual dan Pengendalian Dokumen.
Pada item Quality Manual (ISO 9001 : 2000) menyebutkan bahwa organisasi harus membuat dan memelihara Quality Manual yang mencakup :
1. Lingkup dan Sistem Manajemen Mutu termasuk detail dan justifikasi untuk setiap pengecualian.
2. Prosedur terdokumentasi yang dibuat untuk Sistem Manajemen Mutu atau acuannya.
3. Uraian mengenai interaksi antara proses-proses dalam Sistem Manajemen Mutu.
Sedangkan pada Pengendalian Dokumen menyatakan bahwa Dokumen yang diperlukan untuk Sitem Manjemen Mutu harus dikendalikan. Prosedur terdokumentasi harus dibuat untuk menjelaskan pengendalian yang diperlukan, hal ini bertujuan :
a. Untuk menyetujui dokumen dan kelengkapannya sebelum diterbitkan.
b. Untuk meninjau (review), memperbaiki (revision) seperlunya dan menyetujui kembali dokumen.
c. Untuk memastikan bahwa perubahan dan status revisi terkini dokumen dapat diidentifikasi dan jelas.
d. Untuk memastikan tersedianya versi yang relevan dari dokumen yang berlaku ditempat pemakaian.
e. Untuk memastikan bahwa dokumen selalu dapat dibaca, mudah diidentifikasi dan mudah diambil.
f. Untuk memastikan bahwa dokumen yang berasal dari luar teridentifikasi dan distribusinya terkendali.
g. Untuk mencegah pemakaian tidak sengaja dari dokumen yang telah kadaluarsa dan memberikan identifikasi yang sesuai padanya jika dokumen tersebut tetap disimpan untuk suatu tujuan.
Pengertian Prosedur Mutu
Pada Format Prosedure Mutu (prosedur kerja) perlu dincantumkan beberapa informasi yang diperlukan, misalnya :
1. TUJUAN
Yakni suatu pernyataan singkat yang menerangkan tentang alasan atau mengapa prosedur ini diberlakukan dan apa yangg harus dicapai.
2. RUANG LINGKUP
Yakni suatu pernyatan singkat yang menerangkan tentang kegiatan perusahaan (organisasi) yang dicakup dalam prosedur tersebut.
3. DEFINISI
Yakni suatu daftar keterangan dari singkatan atau terminologi atau istilah khusus yang digunakan dalam prosedur tersebut.
4. DOKUMEN PENDUKUNG
Yakni suatu daftar dari dokumen lain, misalnya : Manufacturing Procedure Standard, Work Instruction, Peraturan Pemerintah, Peraturan Perusahaan, Purchase Spesification, Drawing, Manual Book, dll yang berhubungan dengan prosedur tersebut.
5. RINCIAN PROSEDUR
Yakni suatu uraian tentang langkah demi langkah dari setiap tahapan proses atau kegiatan.
6. CATATAN MUTU
Merupakan suatu daftar hasil kegiatan yang dituangkan kedalam bentuk dokumen yang berasal dari pemilik proses atau dari unit kerja lain ataupun dari luar perusahaan yang disimpan oleh pemilik proses (dalam bentuk hard copy maupun soft copy)
7. KRITERIA KEBERHASILAN
Yakni suatu uraian mengenai parameter secara kuantitatif maupun kualitatif atas keberhasilan pelaksanaan prosedur yang dikaitkan dengan tujuan prosedur itu sendiri.
8. CATATAN PERUBAHAN
Merupakan suatu uraian ringkas mengenai perubahan yang terjadi antara prosedur yang berlaku dengan prosedur yang telah revisi sebelumnya.

Contoh Prosedur Mutu 1. TUJUAN
Memberikan penjelasan mengenai proses penanganan permintaan pelanggan (customer request) untuk memastikan bahwa produk yang mereka beli sudah RoHS Compliance.
2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini berlaku mulai dari penerimaan permintaan pelanggan (customer request) sampai dengan permintaan pelanggan (customer request) tersebut dapat terpenuhi.
3. DEFINISI
RoHS = Restricted of Hazardous Substances
IPQ = Initial Part Qualifying
4. DOKUMEN PENDUKUNG
- Manual Guideline for Chemical Substance Contained in Product (BPC-01-GL01)
- Buku Daftar Permintaan Pengechekan RoHS oleh Pelanggan (BQA-01-FI01)
- Form IPQ (BQA-01-FI02).)
5. RINCIAN PROSEDUR
5.1 Staf QA Engineering menerima permintaan pelanggan (customer request) untuk melakukan pengechekan RoHs baik yang berasal dari pelanggan langsung maupun dari kantor pusat (Ok@ Engineering Corporation) dalam bentuk e-mail, Fax maupun melalui telepon dan mencatatnya di Buku Daftar Permintaan Pengechekan RoHSPelanggan. Data yang dicatat antara lain : Nama Pelanggan, Alamat Pelanggan, Produk yang akan di Check, Perkiraan produk yang akan dichek akan diterima, dll.
5.2 Staf QA Engineering akan menyerahkan daftar tersebut kepada Manager QA, kemudian Manager QA menugaskan staf IPQ (Initial Part Qualifying) untuk segera menindaklanjuti.
5.3 Staf IPQ akan melakukan pengujian dan mencatat hasil pengechekan tersebut kedalam form IPQ (BQA-01-FI02). Dalam hal pengechekan produk, Staf IPQ akan berkoordinasi dengan Staf QA Engineering perihal aktual produk yang akan dichek.
5.4 Hasil pengechekan tersebut akan didistribusikan ke Departemen Accounting, Departemen Purchasing dan Departemen QA.
5.5 Dan seterusnya ...... Dan seterusnya ......

6. CATATAN MUTU
RoHS Compliance Material Certification
7. KRITERIA KEBERHASILAN
Tanggapan dari pelanggan terhadap Kualitas pelayanan pengechekan RoHS.
8. CATATAN PERUBAHAN
Belum ada perubahan

Contoh Instruksi Kerja (Work Instruction) 1. PELAKSANA
Staf IPQ (Initial Part Qualifying)
2. RINCIAN INSTRUKSI KERJA
2.1 Hidupkan saklar untuk menghidupkan mesin yang posisinya berada disebelah kanan mesin.
2.2 Hidupkan PC-komputer.
2.3 Klik program EDX yang ada display monitor.
2.4 Setelah mengklik program itu akan kelihatan daftar program, kemudian klik program Maintenance.
2.5 Didalam program perawatan, klik initial instrument.
2.6 Atur instrument set up dan pilih 'ON" pada monitor and simpan untuk kondisi ini.
2.7 Kemudian letakkan part yang akan dicheck pada tempat kerja mesin dengan membuka penutup mesin dibawah.
2.8 Kilik analysis pada daftar dan plih "quantitative condition" dan klik nama sampel untuk membuat nama dari analisis.
2.9 jika sampel yang akan dicheck metal (stamping) pilih brass 3 mm atau 10 mm dan jika moulding pilih PE 3 mm atau 10 mm.
2.10 Jika kita ingin mengecheck kertas, plating, polymer dan yang lainnya pilih qual quantitative.
2.11 Untuk Assy part set up sub-material harus dipisahkan dan dicheck menggunakan X Ray satu persatu.

2.12 Kemudian pilih analysis dan mesin akan belerja untuk menganalisis part. Ketika analisis dimulai penutup mesin akan otomatis tertutup dan setelah analisis selesai penutup akan otomatis terbuka dengan sendirinya.
2.13 Setelah analisis selesai anda akan melihat tampilan data seperti dibawah ini.

2.14 Kemudian anda akan melihat data seperti dibawah ini. 2.15 Dan seterusnya ...... Dan seterusnya ......
3. CATATAN PERUBAHAN
Belum ada

Pengendalian Dokumentasi
Sebelum memulai untuk menyusun suatu dokumen merupakan suatu hal yang penting untuk menetapkan terlebih dahulu mengenai urutan atau hirarki penyusunan. Meskipun pada dasarnya didalam Standar ISO 9001 : 2000 hanya mensyaratkan adanya personel yang meninjau (reviewed) dan yang mengesahkan (approved). Namun ada baiknya jika dibuat tiga tingkat seperti contoh dibawah ini.

Pengendalian Dokument
Format atau lay out dokumen dapat dirancang sesuai dengan kebutuhan atau selera.

Identifikasi Dokument

Distribusi Dokument
a. TERKENDALI (CONTROLED)
Dokumen yang tersedia diunit kerja dimana proses yang mempengaruhi mutu berlangsung.
b. TAK TERKENDALI (UNCONTROLED)
Dokumen yang didistribusikan kepada pihak lain (internal atau eksternal) dianggap perlu diberikan. Kecuali Pedoman Mutu, dokumen lain sangat disarankan untuk tidak didistribusikan secara TAK TERKENDALI.
Persyaraan Minimum Standard Prosedur
1. Pengendalian Dokumen
2. Pengendalian Rekaman
3. Audit Internal
4. Pengendalian Produk yang tidak sesuai
5. Tindakan Koreksi (Correction Action Report)
6. Tindakan Pencegahan
7. Pembelian
8. Proses berkaitan dengan Pelanggan
9. Design dan pengembangan (Development)
10. Produksi dan penyediaan jasa
11. Kepuasan pelanggan (Customer satisfication)
12. Pemantauan dan pengukuran Produk ataupun Proses
13. Analisa Data

Mengenal FMEA (QS : 9000 FMEA Third Edition)

PENGENALAN POTENTIAL FAILURE MODE AND EFFECT ANALYSIS

Oleh Okasatria Novyanto

Definisi FMEA
Secara Etimologi, FMEA tersusun dari kata Failure (Kegagalan) Mode (Bentuk) Effect (Akibat) and Analysis (Analisa).
Sedang secara epistimologi, definisi FMEA sebagaimana disebutkan dalam QS : 9000 ialah merupakan suatu pendekatan sistematis untuk :
1. Mengenal dan mengevaluasi potensi-potensi kegagalan dari suatu produk (proses) dan akibat dari kegagalan yang ditimbulkannya.
2. Mengidentifikasi tindakan-tindakan yang dapat dilakukan untuk mengeliminasi (menghilangkan) atau mengurangi peluang dari potensi kegagalan yang terjadi.
3. Mendokumentasikan proses secara keseluruhan.
Jenis FMEA
Suatu produk industri (misalnya : Thumb Drive atau Flash Disc, Lemari ES, Hand Phone, dll) tidak akan mungkin langsung diproduksi secara massal (Mass Production) tanpa melalui sebuah proses perancangan (Design) terlebih dahulu. Dari logika sederhana ini dapat disimpulkan bahwa FMEA itu perlu dilakukan di tahapan-tahapan :
1. Design (Perancangan)
FMEA pada tahapan ini akan difokuskan pada rancangan produk dan pengembangannya sebelum diproduksi secara massal sehingga lebih dikenal dengan Design FMEA (DFMEA).
2. Process (Proses)
FMEA pada tahapan ini akan berorientasi pada rancangan proses dan pengembangannya dimana sudah berlangsung produksi secara massal yang didalamnya terdapat bebeapa potensi kegagalan. FMEA pada tahapan ini dikenal dengan Process FMEA (PFMEA).

Rangkaian Potential Failure Mode and Effect Analysis Prinsip UmumPerhitungan Risk Priority Number (RPN)
Perlu diketahui bahwa pada dasarnya FMEA merupakan suatu analisa potensi-potensi kegagalan yang diwujudkan dalam bentuk angka-angka penilaian (Score) dimana score tersebut ditentukan berdasarkan kesepakatan seluruh anggota tim FMEA. Dalam hal ini tidak ada sebuah ketentuan baku yang mengatur tentang standar penilain karena masing-masing perusahaan mempunyai kewenangan dalam membuat penilain (score) tetapi prinsip penilaiannya adalah sama.Dan inti dari proses penilaian ini (scoring) adalah untuk menentukan angka Risk Priority Number (RPN) dimana RPN merupakan hasil kali dari Severity of effect, Possible failure dan likelihood detection.
Keuntungan Proses FMEA
1. Meningkatkan ketahanan (Quality-red) yang menyangkut proses untuk menghasilkan suatu produk.
2. Mengidentifikasi tahapan-tahapan proses (station-station) dimana resiko kegagalan yang tinggi dapat terjadi.
3. Mengidentifikasi variable-variable proses yang perlu untuk dikontrol.
4. Bertindak sebagai platform (Sarana) untuk mendiskusikan sebab-sebab suatu bentuk kegagalan dan akibat yang ditimbulkannya.
5. Menyediakan suatu kerangka untuk kemajuan yang berkelanjutan pada proses produksi.
Persyaratan FMEA
a. Memahami karakteristik produk, proses produksi ataupun jasa dengan melihat masalah secara menyeluruh dengan baik. Dalam hal ini diperlukan Drawing, Purchase Specifications, Flow Chart (aliran proses), Standard Operasional Procedure, dll.
b. Mengetahui keinginan, persyaratan dan kebutuhan customer (Voice of customers).
c. Pemahaman yang jelas dan memadahi terhadap tugas dan tanggung jawab dari tim FMEA mulai dari proses analisa, rekomendasi dan implementasi tindakan perbaikan.
d. Peran dan tanggung jawab yang tergambar dengan baik untuk setiap anggota tim FMEA.
Pendekatan Tim FMEA
1. Kerja sama antar anggota tim yang senantiasa perlu ditingkatkan dan dipelihara dengan baik.
2. Ketrampilan dalam pengelolalan Project yang perlu selalu dikembangkan.
3. Dukungan positip dan komitmen dari jajaran Manajement.
4. Ketersediaan tenaga ahli yang dapat memberikan masukan dan kontribusi dalam Project FMEA
Tahapan-Tahapan Proses FMEA
Tahapan 1 : Buat Kepala Form FMEA
Pada tahap ini terdapat aktivitas sebagai berikut :
- Menggambarkan Ruang lingkup FMEA.
- Mengidentifikasi anggota tim, customer dan tenaga ahli (jika diperlukan).
- Pengembangan tugas dan tanggung jawab serta peran untuk anggota tim.
Tahapan 2 : Catat dan tulis bentu potensi-potensi kegagalan dan hitung tingkat keparahannya (Severity) atas akibat yang ditimbulkannyaTahapan 3 : Catat dan tulis potensi-potensi penyebab dari kegagalan


Tahapan 4 : Menganalisa kontrol Proses yang sedang berlangsung baik kontrol yang bersifat pencegahan maupun kontrol yang bersifat pendeteksian. Setelah itu lakukan penilaian.

Tahapan 5 : Menghitung RPN (Risk Priority Number)
RPN = Severity X Occurrence X Detection
Tahapan 6 : Merekomendasikan Corrective Action (Tindakan Perbaikan) yang mencakup penanggung jawab (Person In Charge), Batas waktu (Target completion Date) dan Tindakan yang telah diambil tersebut harus dicatat. Setelah itu dilakukan perhitungan ulang RPN (Recalculating RPN)

Pengenalan Internal Audit (ISO 19011 : 2002)

PENGENALAN INTERNAL AUDIT BERDASARKAN ISO 19011 : 2002
(Oleh Okasatria Novyanto)

Anda mungkin pernah mendengar istilah ISO (The International Organization for Standarization). Apalagi bagi anda yang berkompeten dalam bidang Teknik, tentunya istilah tersebut sudah tidak asing lagi. ISO (The International Organization for Standarization) ialah Federasi dunia dari badan-badan standarisasi nasional (badan-badan anggota ISO) yang bertugas menyiapkan Standard Internasional yang biasanya dilakukan melalui komite teknis ISO. Tiap-tiap badan anggota yang berminat dalam subject yang untuknya telah ditetapkan komite teknisnya berhak untuk diwakili pada komite tersebut. Organisasi-organisasi internasional, pemerintah dan non pemerintah bekerjasama dengan ISO juga berpartisipasi dalam pekerjaan tersebut. ISO juga bekerjasama erat dengan Komite Elektronik Internasional (IEC) dalam semua hal mengenai standarisasi Teknik Elektro. Beberapa Internasional Standard yang kita kenal, misalnya :
1. ISO 9001 : QMS – Requirement
2. ISO 9004 : QMS – Guidelines for Performance Improvement
3. ISO 9000 : QMS – Fundamentals and Vocabulary
4. ISO 19011 : Guideline for Quality and or environmental Management System Auditing (Quality Auditing Standard)

5. dll.
Dalam hal ini, pembahasan akan lebih berorientasi pada ISO 19011 : 2002 sebagai suatu referensi audit standard.
Struktur ISO 19011 : 2002 terdiri atas :
Introduction
1. Scope
2. Normative reference
3. Term and definition
4. Principles of auditing
5. Managing and audit programme
6. Audit activities
7. Competence and evaluation of auditors

Definisi Audit
Dalam ISO 19011 : 2002 dijelaskan bahwa Audit didefinisikan sebagai proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menetapkan sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi. Audit dapat juga diterjemahkan sebagai suatu positive reinforcement (kritik yang membangun) terhadap Auditee untuk selalu melakukan perbaikan yang terus menerus (continues improvement).

Jenis-jenis Audit
Ada beberapa jenis audit yang umum dilakukan. Jika ditinjau dari segi Auditor atau orang yang melakukan audit, Audit dikategorikan menjadi :
- Audit oleh pihak pertama, Audit jenis ini lebih dikenal dengan istilah Internal Audit. Audit ini dilakukan oleh orang-orang yang berasal dari ruang lingkup organisasi itu sendiri. Formasi dan komposisi anggotaan dapat hanya berasal dari satu departemen tertentu saja ataupan lintas departemen.
- Audit oleh pihak kedua, Audit jenis ini lebih dikenal dengan istilah External Audit. Audit ini dilakukan oleh pihak-pihak yang mempunyai kepentingan terhadap organisasi, misalnya : Audit yang dilakukan oleh suatu customer terhadap para suppliernya.
- Audit oleh pihak ketiga, Audit jenis ini dilakukan oleh badan atau organisasi yang berada diluar dari kepentingan pihak pertama dan pihak kedua sehingga lebih independen.
Dalam ISO 19011 terdapat beberapa definisi yang perlu diketahui, antara lain :
1. Kriteria Audit, yakni kumpulan kebijakan, prosedure atau persyaratan yang dipakai sebagai acuan.
2. Bukti Audit, yakni catatan-catatan, pernyataan suatu fakta atau informasi lain yang relevan dengan kriteria audit dan dapat diverifikasi. Bukti Audit dapat bersifat kualitatif dan kuantitatif.
3. Temuan Audit , yakni hasil dari evaluasi bukti audit yang terkumpul terhadap kriteria audit.
4. Konklusi Audit, yakni hasil audit yang disediakan oleh tim Audit setelah mempertimbangkan bukti Audit dan semua temuan Audit.
5. Program Audit, yakni kumpulan satu audit atau lebih yang direncanakan pada waktu tertentu dan untuk tujuan tertentu.
6. Rencana Audit, yakni penjelasan dari kegiatan dan pengaturan Audit di Lapangan.
7. Lingkup Audit, yakni jangkauan dan batasan Audit.
8. Catatan, yakni mencakup penjelasan lokasi, bagian organisasi, kegiatan dan proses serta lama waktu.
Tipe-tipe Audit
1. Adequacy Audit, yakni Menentukan sejauh mana suatu sistem manajemen yang telah terdokumentasi dapat cukup memenuhi persyaratan standard. Dalam hal ini perlu diperhatikan adanya identifikasi dan mencatat area-area mana yang tidak memenuhi standard berdasarkan analisa dokumentasi sehingga perlu adanya pengetahuan yang mendalam terhadap standard.
2. Compliance Audit, yakni Menentukan sejauh mana suatu sistem manajemen yang telah terdokumentasi diterapkan secara berkesinambungan. Dalam hal ini perlu dicatat adanya perbedaan-perbedaan antara penerapan dengan dokumen berdasarkan sample dari kegiatan dan bukti yang objektif.
Permasalahan-permasalahan yang umum dijumpai dalam Internal Audit
1. Auditor belum siap untuk mengaudit, hal ini dapat terjadi misalnya karena Auditor masih baru (belum berpengalaman), Auditor tidak mengerti subyek yang akan diaudit, persiapan yang minim (singkat), dll.
2. Pelaksanaan Audit melebar dan tidak fokus pada materi yang sedang diujikan.
3. Asumsi yang salah dari Auditor bahwa tugas dari Auditor adalah mencari kesalahaan Auditee.
4. Pengambilan Sampel bukti atau evidence yang minim sehingga tidak representatip.
5. Dokumentasi Audit yang tidak efektif dan tidak sistematis
6. Tidak adanya evaluasi terhadap pelaksanaan Audit dan tim Auditor.
7. Kurangnya analisa yang mendalam terhadap fakta yang diketemukan dilapangan. Fakta tersebut hanya dianggap sebagai suatu “temuan kesalahan” atas proses yang sudah berjalan saja bukan sebagai suatu “manifestasi atau perwujudan” dari proses yang selama ini sudah berjalan (terjadi).
8. Kesulitan untuk memberikan bobot pada temuan Audit.
9. dll.
Fungsi dasar dari Internal Audit
Beberapa fungsi dasar dari Internal Audit yang harus diketahui oleh seorang Internal Auditor, antara lain :
a. Sebagai langkah persiapan (suveillance Audit).
b. Untuk mengevaluasi supplier (internal supplier-red)
c. Untuk memastikan kesesuaian antara sistem manajemen dengan pengaturan yang telah direncanakan dalam realisasi produk.
d. Untuk memastikan bahwa Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Lingkungan sesuai dengan tuntutan standard dan persyaratn yang dikembangkan oleh organisasi.
e. Untuk menentukan dan menilai keefektifan pelaksanaan atas penerapan Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Manajemen Lingkungan.
f. Sebagai suatu media untuk melakukan perbaikan (improvement).
g. Sebagai media untuk melakukan penilaian sendiri (Self Audit) sehingga akan menimbulkan corretive action dari Auditee.
h. dll.
Selain beberapa fungsi dasar dari Internal Audit yang telah dikemukakan diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dan harus selalu menjadi pegangan dalam Audit, misalnya bahwa Audit selama ini harus senantiasa dijauhkan dari :
- Budaya saling menyalahkan.
- Slogan “Kami puas dapat melawan Auditor”
- Slogan “Saya puas dapat menemukan kesalahan Anda !”
- Slogan “Pusing amat dengan mutu yang penting kita telah memenuhi target produksi, Gitu aja kok repot !”
Perlu dipahami bahwa peningkatan berkesinambungan akan membutuhkan pengukuran dan pengamatan (monitoring) yang berkesinambungan pula dan sebuah evaluasi atas ketidaksesuain merupakan suatu umpan balik yang terbaik untuk perencanaan berikutnya.
Prinsip Audit
Dalam Audit, prinsip yang senantiasa dijunjung tinggi antara lain :
a. Ethical conduct (Etika pelaksanaan) yang merupakan dasar dari jiwa profesionalisme
b. Fair presentation (Penyampain yang adil), merupakan suatu kewajiban untuk melaporkan secara benar dan akurat.
c. Due professional care (Memperhatikan cara kerja yang profesional), hal ini merupakan penerapan dari kepintaran dan keputusan.
d. Independence and objective (Tidak memihak).
e. Evidence (Bukti), Auditor senantiasa berpikir rasional untuk konklusi Audit.
Sehingga secara umum kegiatan Audit merupakan suatu Learning Process dan bukan merupakan suatu kegiatan yang bersifat “penghakiman” yang menggurui.
12 Golden Rules of Auditor
1. Never Challenge a person (Tidak menggurui)
2. Always present a true and fair view (Selalu menampilkan sebuah sisi kebenaran dan adil)
3. Go fact finding No fault finding (Langsung ke pokok permasalahan dan tidak bertele-tele)
4. Use Systemetics methods (Perpikir sistematis)
5. Never lose sight of the product (Selalu “mengejar” suatu ketidakcocokan dengan standard)
6. Find Out the auditee’s interpretation, not yours (Berusaha mencari tahu pemahaman Auditee bukan pemahaman kita atau Auditor)
7. Always be properly prepared (Segala sesuatunya selalu dipersiapkan)
8. Always help the Auditee (Selalu membantu Auditee)
9. Communicate effectively with Auditee (Menjalin komunikasi yang seefektif mungkin dengan Auditee)
10. Find and address the real cause of problem found
11. Always follow up corrective action request (Selalu menindaklanjuti Corrective Action Request)
Pengetahuan dan ketrampilan Umum yang harus dimiliki oleh Auditor
1. Prinsip Audit, prosedur dan teknik Audit.
2. Sistem manajement dan referensi dokumennya
3. Situasi organisasi (Ukuran, struktur, fungsi dan hubungannya)
4. Peraturan dan perundangan yang terkait
Pengetahuan dan ketrampilan Umum yang harus dimiliki oleh Team Leader Auditor
a. Perencanaan Audit
b. Wakil untuk berkomunikasi
c. Mengatur dan mengarahkan anggota tim
d. Mengambil kesepakatan konklusi audit
e. Mencegah dan menyelesaikan konflik
f. Menyiapkan dan menyelesaikan laporan audit
Pengetahuan dan ketrampilan Khusus yang harus dimiliki oleh Auditor Mutu
1. Metode dan Teknis Quality, mencakup : Kosa kata Quality, Prinsip manajemen mutu, Tools dan aplikasinya seperti SPC, FMEA, QC 7 Tools, dll.
2. Produk termasuk proses-proses yang terlibat didalamnya (Istilah, karakteristik proses dan produk)
Pengetahuan dan ketrampilan Khusus yang harus dimiliki oleh Auditor Lingkungan
a. Metode dan Teknik Manajemen Lingkungan, mencakup : Kosa kata Lingkungan, prinsip manajemen lingkungan, Tools (Evaluasi aspek dan damapak lingkungan, Daur Ulang, dll)
b. Ilmu dan Teknologi Lingkungan, mencakup : Dampak kegiatan terhadap lingkungan, Media Lingkungan seperti udara, air dan tanah, serta Ekosistem
c. Aspek dan teknis dari Operasi Lingkungan, mencakup : Metode evaluasi signifikan aspek, Karakteristik kritis proses, Teknologi pencegahan polusi, Aspek dan dampak.